Cómo planear tu fiesta corporativa de fin de año

Planear éste tipo de fiestas es una tarea importante y hasta se podría considerar un reto. Sin embargo, será fácil siempre y cuando exista una excelente organización de principio a fin.

Empezando por el presupuesto, el tema del evento, los invitados, la agenda, el menú, el horario, las bebidas, el reconocimiento a los ejecutivos y al personal que ha destacado o alcanzado los mejores promedios de ventas o participación durante el año que termina.

Una fiesta corporativa de fin de año tambien presenta una gran oportunidad para socializar con los ejecutivos y personal clave de la empresa en la que uno trabaja y al que sería difícil de ver diariamente.

Presupuesto

Este es uno de los puntos fundamentales en el que se basa el desarrollo del evento.Sabiendo con cuanto dinero se cuenta, se podrá elaborar el resto del proyecto, concertar cierto número específico de invitados y saber que tipo de menú se irá a elegir.

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El número de invitados

Este es muy importante pues, basado en esto se podrá pensar en el tipo de local que se requerirá para albergar al número de invitados que asistan.

Tambien es importante tener en cuenta extender una invitación a cada persona individualmente y requerir de su confirmación un cierto tiempo antes del evento para así coordinar de la manera más efectiva los detalles.

Lugar

Sabiendo con cuanto dinero se cuenta para el proyecto y cuántas personas asistirán nos dice lo que necesitamos saber para buscar y rentar el lugar más adecuado para nuestro evento corporativo.

Al rentar un lugar es importante tener en mente detalles como:

1. Espacio suficiente como estacionamiento y llendo un poco más allá, algún tipo deseguridad en el area de estacionamiento (dependiendo de la ciudad en la que se lleva a cabo el evento).
2. Fácil acceso desde varios puntos de la ciudad (norte, sur, etc.).
3. Espacio libre y abierto para montar el escenario y las mesas principales.
4. Servicios sanitarios adecuados y de fácil acceso para ambos sexos.
5. Cocina y/o cafeteria que sirva como centro de operaciones para distribuir los alimentos de la compañía de catering o quien esté a cargo de ello.
6. Fuente extra de poder o generador de emergencia en caso de que por alguna razón se pierda la fuente de poder externa al edificio.
7. Calidad de la iluminación y sonido para ser usados antes y durante el evento.

Entretenimiento

Es cierto que el hecho de tener un programa muy completo, con palabras de quienes organizan el evento y de los altos ejecutivos de la empresa, la entrega de reconocimientos (a manera de pequeños obsequios o premios) y la comida y bebida que sera servida, mantendrá bastante llena nuestra agenda, pero sería bueno, considerar además algún tipo de entretenimiento siguiendo el tema que se haya adoptado para el evento. Por ejemplo,

1. Música en vivo, ya sea por un grupo o un(a) solista.
2. Música pre-grabada o DJ.
3. Grupos de baile.
4. Comediante(s), etc. .

Comida y bebidas

Es conveniente decidir si existirá una cena formal o sera más conveniente pasar bocadillos fríos, caliente y dulces al mismo tiempo que las bebidas.

De ser una cena formal habrá tambien necesidad de tener equipo para mantener la comida caliente durante cierto tiempo y rentar vajilla y cubertería.

Tambien es bueno considerar si dichas bebidas serán servidas como bar abierto, es decir los invitados la solicitan en un lugar específico y son preparadas por uno o dos bartender dependiendo de la cantidad de personas o si las bebidas saldrán de la cocina y serán tres o cuatro tipos de cocteles solamente.

Banderolas o banners

Es conveniente además considerar un lugar seguro, de garantía y que respete las fechas de entrega al que se le pueda encargar el imprimir banderolas o banners con el logo de la empresa y los diferentes lemas o slogans usados por el departamento de promoción y marketing.

Renta de equipo, mobiliario y servicio

Como último punto es bueno tener en cuenta que hay que ser cuidadosa(o) y elegir una compañía de confianza que rente mobiliario para fiestas y eventos así como equipos de frío, servicio de vajilla, cristalería, cubertería, manteles y servilletas, etc. Estos lugares por lo general tambien rentan toldos o tiendas de diferentes medidas si tu evento corporativo se realizará en exteriores.

Muchas veces no basta con buscar tu proveedor en las páginas amarillas sino pedir referencias a otras personas que hayan hecho uso de su servicio anteriorm

Por  Ezequiel Batista.. con conocimiento en el area de evento.